Oristano 3 Luglio 2018
Cari amici,
C'era una volta la
segretaria tradizionale. Personalmente posso dirlo con convinzione e certezza perché, avendo
superato i 70 anni di età, ho vissuto e toccato con mano l’organizzazione
aziendale della seconda metà del secolo scorso, quando un ufficio importante
di qualsiasi settore economico non poteva fare a meno di avere una o più
segretarie. Figura austera, sempre vestita in modo serioso, che occupava sedia
e scrivania a fianco dell’ufficio del Capo. Elemento considerato un filtro importante, che dovevi
per forza di cose ingraziarti, se volevi avere una buona relazione con la
direzione, col "Capo".
Era Lei ad occuparsi
della gestione corrente dell’ufficio: telefonate, battitura delle lettere
(allora non c’era il computer), anche le più riservate, la conservazione
documenti, delle pratiche e quant’altro. Si, amici, c’è da dire proprio come
nelle favole di quando eravamo bambini, “c’era
un volta…”, perché oggi l’organizzazione dell’ufficio e completamente
cambiata, anzi direi di più: rivoluzionata. I tempi cambiano e così anche le
figure professionali, forse per poter soddisfare in modo adeguato vecchie e
nuove esigenze. Nel campo della segreteria aziendale, dunque, il cambio davvero
epocale di cui voglio parlare con Voi oggi, è l’introduzione della “Segretaria virtuale”. Vediamo meglio
di cosa si tratta.
Con questo termine, un
po’ avveniristico, si intendono tutti quei servizi di segreteria possibili da remoto
e disponibili sul Web. In realtà si tratta di call center remoti che in primis sono in grado di rispondere al
telefono per conto dell’ufficio che li ha noleggiati, facendo da ponte con i
clienti e fornendo i resoconti dettagliati sulle chiamate ricevute. Ma non è
tutto. A questo primo ed importante servizio se ne possono abbinare molti altri,
che cercherò di spiegarvi meglio strada facendo e che consentono a molte aziende
di risolvere in modo egregio tutta una serie di pesanti incombenze.
Partiamo dal principale
servizio delegato: il telefono. Le “operatrici virtuali” rispondono alle
chiamate dei clienti dell’azienda seguendo le indicazioni ricevute e fornendo al
termine i report in tempo reale sul contenuto delle telefonate ricevute. È
inoltre possibile creare una lista di contatti VIP da trattare in modo diverso
rispetto agli altri e richiedere il trasferimento di chiamata per le
comunicazioni più importanti.
La nascita di questo
nuovo
servizio (concepito nel mondo anglosassone) è apparsa subito oltremodo gradita. Sono sempre di più gli operatori che utilizzano questo nuovo servizio non
appena lo hanno testato; in gran parte lo hanno trovato soddisfacente e questo
ha di fatto aumentato l’offerta da parte delle aziende che lo forniscono. Oggi i
“virtual assistant”, ovvero quelle vere e proprie segretarie in multiproprietà che svolgono tutte le consuete
mansioni d'ufficio, ma a distanza, sono in continuo crescendo. Una formula nata
circa 13 anni fa nel mondo anglosassone, e che abbiamo adottato presto anche in
Italia.
“Le richieste aumentano
di giorno in giorno – ha spiegato Filippo D'Agata,
direttore di Amelya – ci contattano soprattutto piccole imprese, ma si rivolgono a noi
anche avvocati e commercialisti”. Come funziona in realtà questo interessante
servizio? Quali i servizi che possono essere delegati, oltre quello delle
telefonate? Le soluzioni possono essere molteplici: si va dalla semplice
centralinista che prende nota delle chiamate e manda un report al cliente a
soluzioni molto più “raffinate”. Proviamo a vederne alcune.
I servizi offerti con
il generico termine di “Virtual Assistant”, sono davvero molteplici, perché oltre
alla gestione delle chiamate (segretaria receptionist virtuale), tanti altri
compiti possono essere delegati e svolti con competenza e precisione. I compiti
delegati possono essere di “Segretaria virtuale per l’Amministrazione generale”,
di “Segretaria-Assistente personale del Manager”, ma anche di “Segretaria per
la gestione del Data base”, con autonoma gestione delle Email Marketing, Marketing
online, Gestione sito web e domini e molto altro.
Per quanto ovvio, i
compiti ad alto valore aggiunto hanno costi più importanti, ma comunque sempre
minori di quelli che si sarebbero sostenuti con la Segretaria “fisicamente
presente”, alla quale corrispondere retribuzione, contributi, assenze per ferie,
malattia, liquidazione e così via. La Segretaria virtuale è di grande
flessibilità: paghi per quello che deleghi e per quello che in effetti ti
rende! I costi? In linea di massima si parte con 10 euro all’ora, per arrivare
anche a 40, dipende da cosa chiedi.
Un’ultima
considerazione. Attivare una Segreteria virtuale, per un’azienda di medie
dimensioni non vuol dire eliminare la classica Segretaria-Assistente fissa in
ufficio. La segreteria virtuale consente all’azienda di “delegare a remoto” quella
mole di lavoro ripetitivo che sottrae troppo tempo alla segretaria fisica dell’ufficio,
che può dedicarsi veramente alle cose più importanti e delicate, quelle della
massima fiducia e riservatezza.
Che dirvi, amici, i
tempi cambiano e…cavalcare l’innovazione significa progredire, anche senza
dimenticare il passato!
A domani.
Mario
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